Kosan Crisplant (MAKEEN ENERGY) effektiviserade sina översättningar med SmartDesk
Om Kosan Crisplant
Kosan Crisplant (MAKEEN Energy) erbjuder skräddarsydda lösningar för LPG-gasindustrin. Företaget tillhandahåller utrustning, installationer och system för påfyllning och underhåll av gasflaskor samt kundservice, anläggningsservice och komponenter för den globala gasindustrin.
Sedan 1951 har Kosan Crisplant levererat över 2 600 anläggningar i 129 länder och är i dag en av de mest etablerade leverantörerna i branschen.
Sammanfattning
I takt med att företaget växte ökade också mängden teknisk dokumentation, manualer, säkerhetsmaterial och upphandlingsunderlag som behövde översättas. Arbetet hanterades manuellt via mejl, vilket gjorde processen långsam, svår att följa upp och starkt beroende av enskilda medarbetare.
Några av utmaningarna var:
- spridd kommunikation i olika mejltrådar
- ingen gemensam översikt över pågående eller avslutade översättningar
- begränsad förmåga att planera eller förutspå arbetsbelastningar
- ingen översikt över hur mycket man sparar med ett översättningsminne
- ineffektivitet på grund av upprepad kommunikation fram och tillbaka
Børge Møller, ansvarig för teknisk dokumentation, ville ha en smidigare, mer transparent och skalbar process.
Vår lösning
Vi skapade en lösning med SmartDesk som är vår kundportal för hantering av översättningsprojekt.
Projektstart
Efter ingående diskussioner med Kosan Crisplant byggde vi en SmartDesk-lösning anpassad för företagets specifika behov. Målet var att hantera stora mängder tekniskt innehåll och samtidigt minska den administrativa bördan.
I lösningen ingår:
- ett delat översättningsminne för enhetlighet och lägre kostnader
- en tydlig process som täcker alla steg från inlämning till leverans
- åtkomst till alla tidigare, pågående och väntande projekt på samma ställe
- automatiserad hantering av offerter, fakturering och filer
- rapporteringsverktyg som visar utgifter och besparingar
Behovet av mejlkorrespondens försvann när allt samlades på ett ställe och teamet fick full insyn i översättningsprocessen.
Översättningsprocessen
I SmartDesk kan Børge och hans kollegor nu:
- ladda upp filer direkt
- följa projektstatus i realtid
- hämta färdiga översättningar omedelbart
- skapa rapporter över användning och kostnadsbesparingar till ledningen
- få ett strukturerat arkiv över alla översättningar
SmartDesk ser också till att rätt översättare, granskare och terminologi används för varje jobb. Detta effektiviserar AdHoc Translations dagliga koordinering och gör att samma termer används i alla tekniska dokument.
Kvalitets- och effektivitetsfördelar
Processen gav Kosan Crisplant tydliga fördelar:
- ett enda system för alla översättningar
- färre mejls och snabbare uppstart vid nya projekt
- samma terminologi för olika produktkategorier och tekniska avdelningar
- mätbara besparingar tack vare översättningsminne
- smidigare samarbete mellan interna team och AdHocs projektledare
Lösningen stöder företagets tillväxt och minskar tiden Børge lägger på koordinering och uppföljning.
Resultatet
Børges sammanfattning av upplevelsen:
”När jag skickar in en teknisk text för översättning tas den alltid om hand direkt. Jag har en nära och bra kontakt med min kontaktperson på AdHoc Translations, som alltid hjälper snabbt om jag har frågor eller stöter på problem. Det känns tryggt att samarbetet med vår översättningsleverantör fungerar så smidigt.”