Kosan Crisplant (MAKEEN ENERGY) fik optimeret sin oversættelsesproces med SmartDesk
Om Kosan Crisplant
Kosan Crisplant (MAKEEN Energy) leverer skræddersyede løsninger til LP-gasindustrien. Virksomheden tilbyder udstyr, anlæg og systemer til påfyldning og vedligeholdelse af LPG-gasflasker samt serviceaftaler, facility management og komponenter til det globale gasmarked.
Kosan Crisplant har siden 1951 forsynet mere end 2600 fabrikker i 129 lande over hele verden, hvilket gør virksomheden til en af de mest etablerede leverandører på området.
Opgaven
I takt med at virksomheden voksede, steg mængden af teknisk dokumentation, manualer, sikkerhedsmaterialer og udbudstekster, der skulle oversættes. Opgaverne blev håndteret manuelt via e-mail, hvilket gjorde processen langsom, uoverskuelig og meget afhængig af de enkelte medarbejdere.
Udfordringen bestod blandt andet i:
- spredt kommunikation i e-mailtråde
- manglende samlet overblik over igangværende eller færdige oversættelser
- begrænset mulighed for at planlægge eller forudsige mængden af opgaver
- ingen central registrering af besparelsen ved brug af oversættelseshukommelsen
- ineffektivitet som følge af kommunikation frem og tilbage
Børge Møller, ansvarlig for teknisk dokumentation, ønskede en mere agil, gennemsigtig og skalerbar arbejdsproces.
Løsningen
Vi udviklede en løsning baseret på SmartDesk, vores kundeportal til håndtering af oversættelsesprojekter.
Projekt-setup
Efter grundige drøftelser med Kosan Crisplant satte vi SmartDesk op, så løsningen matchede virksomhedens specifikke krav. Formålet var at understøtte håndtering af store mængder teknisk indhold og samtidig reducere den administrative arbejdsbyrde.
Løsningen omfattede:
- en delt oversættelseshukommelse, der sikrede konsistens og reducerede omkostningerne
- et overskueligt workflow, der omfattede alle trin fra indsendelse af opgaver til levering
- adgang til alle tidligere, igangværende og kommende projekter ét sted
- automatisk håndtering af tilbud, fakturering og filoverførsler
- rapporteringsværktøjer, så ledelsen fik overblik over udgifter og besparelser
Denne centralisering fjernede behovet for e-mailbaserede arbejdsprocesser og gav teamet fuldt overblik over oversættelserne.
Oversættelsesprocessen
Via SmartDesk kan Børge og hans kollegaer nu:
- uploade filer direkte
- følge projektstatus i realtid
- få adgang til færdige oversættelser med det samme
- generere rapporter til ledelsen om forbrug og opnåede besparelser
- opretholde et organiseret arkiv over samtlige oversættelsesopgaver
For AdHoc Translations sikrer SmartDesk også, at det er de rette oversættere, korrekturlæsere og terminologer, der håndterer hver opgave. Dette effektiviserer den daglige koordinering og sikrer konsistent terminologi på tværs af tekniske dokumenter.
Kvalitet og effektivitet
Processen medførte markante forbedringer for Kosan Crisplant:
- ét enkelt system til alle oversættelsesopgaver
- færre e-mails og hurtigere igangsættelse af projekter
- konsistent terminologi på tværs af produktfamilier og tekniske afdelinger
- målbare besparelser ved brug af oversættelseshukommelse
- mere gnidningsfrit samarbejde mellem interne teams og AdHocs projektledere
Løsningen understøtter virksomhedens fortsatte vækst og reducerer den tid, Børge bruger på koordinering og opfølgning.
Resultatet
Børge sammenfattede oplevelsen:
“Når jeg sender en teknisk tekst til oversættelse, bliver der altid taget hånd om den med det samme. Jeg har en rigtig god og tæt kontakt til den ansvarlige hos AdHoc Translations, og har jeg det mindste spørgsmål eller problem, er de altid lynhurtige til at hjælpe. At samarbejdet med min oversættelsesleverandør fungerer så godt gør, at jeg kan føle mig tryg”