Kosan Crisplant (MAKEEN ENERGY) – optimierter Übersetzungsprozess dank SmartDesk
Über Kosan Crisplant
Kosan Crisplant (MAKEEN Energy) bietet maßgeschneiderte Lösungen für die Flüssiggasindustrie. Dazu gehören Anlagen und Systeme für die Befüllung und Wartung von Flüssiggasflaschen sowie After-Sales-Service, Facility Management und Komponenten für den globalen Gassektor.
Seit 1951 hat Kosan Crisplant mehr als 2.600 Fabriken in 129 Ländern beliefert und ist damit eines der weltweit führenden Unternehmen in der Gasbranche.
Der Auftrag
Mit dem Wachstum des Unternehmens ist auch die Anzahl an zu übersetzenden Dokumenten aus den unterschiedlichsten Abteilungen gestiegen. Übersetzungen von Anleitungen, Sicherheitsinformationen und anderen Inhalten wurden per E-Mail abgewickelt, was den Prozess langsam und ineffizient sowie abhängig von einzelnen Teammitgliedern machte.
Die Herausforderungen waren vielfältig:
- verstreute Kommunikation in E-Mails
- keine zentrale Übersicht über aktive und abgeschlossene Projekte
- eingeschränkte Planungsmöglichkeiten oder Prognose von Volumen
- keine zentrale Übersicht über Einsparungen dank Translation Memory
- ineffiziente Prozesse durch zeitintensive Kommunikation
Børge Møller, verantwortlich für die technische Dokumentation, war auf der Suche nach einem agilen, transparenten und skalierbaren Workflow.
Unsere Strategie
Wir haben eine maßgeschneiderte Lösung rund um SmartDesk, unserem Kundenportal für einfaches Übersetzungsmanagement, entwickelt.
Das Setup
Nach ausführlichen Gesprächen mit Kosan Crisplant haben wir SmartDesk so konfiguriert, dass alle spezifischen Anforderungen erfüllt wurden. Wichtig war vor allem, dass die technische Dokumentation trotz hohem Volumen mit geringerem administrativem Aufwand übersetzt werden konnte.
So entstand folgendes Setup:
- geteiltes Translation Memory für mehr Konsistenz und geringere Kosten
- strukturierter Workflow von Start bis Lieferung
- Zugriff auf alle abgeschlossenen und aktiven Projekte
- zentrale Verwaltung von Angeboten, Lieferungen und Rechnungen
- Reporting-Funktionen mit Übersicht über Ausgaben und Einsparungen fürs Management
Dank der Zentralisierung konnte nicht nur der E-Mail-Verkehr drastisch reduziert werden. Das Team kann sich nun auch schnell einen Überblick über alle Übersetzungsaufträge verschaffen.
Der Workflow
SmartDesk gibt Børge Møller und seinem Team folgende Möglichkeiten:
- einfacher Datei-Upload
- Projektstatus in Echtzeit
- direkter Zugriff auf fertige Dateien
- Berichte zu Kosteneinsparungen für das Management
- Archiv mit allen Übersetzungsaufträgen
Bei AdHoc Translations stellt SmartDesk außerdem sicher, dass für jeden Auftrag die richtigen Terminolog:innen und Linguist:innen für Übersetzung und Revision ausgewählt werden. Dies vereinfacht die tägliche Koordination und sorgt für konsistente Tonalität und Terminologie in allen technischen Dokumenten.
Steigerung von Effizienz und Qualität
Der neue Workflow brachte Kosan Crisplant folgende Verbesserungen:
- zentrale Erfassung alle Übersetzungsaktivitäten in einem System
- weniger E-Mails und schnellerer Projektstart
- konsistente Terminologie in allen Produkten und technischen Abteilungen
- messbare Einsparungen dank Translation Memory
- gute Zusammenarbeit zwischen internen Teams und dem PM-Team von AdHoc
Das Setup ist jederzeit skalierbar und unterstützt so das kontinuierliche Wachstum von Kosan Crisplant. Darüber hinaus benötigen Børge und sein Team nun viel weniger Zeit für Koordination und Status-Updates.
Das Ergebnis
Børge fasst seine Erfahrung zusammen:
„Wenn ich einen Übersetzungsauftrag einstelle, kümmert sich immer direkt jemand darum. Ich habe ein gutes Verhältnis zu meiner Ansprechperson bei AdHoc Translations und bei Fragen oder Problemen wird mir auch immer schnell geholfen. Das gibt mir ein gutes Gefühl, wenn ich ihnen meine Projekte anvertraue.“