Kosan Crisplant (MAKEEN ENERGY) simplificó su proceso de traducción con SmartDesk

El encargo

A medida que la empresa crecía, también crecía el volumen de documentación técnica, manuales, materiales de seguridad y contenido de licitaciones que requerían traducción. Estas tareas se manejaban de forma manual a través del correo electrónico, lo que hacía que el proceso fuera lento, difícil de rastrear y altamente dependiente de los miembros individuales del personal.

Algunos desafíos incluían:

• comunicación dispersa a través de cadenas de correo electrónico;
• falta de una visión general compartida de las traducciones en curso o completadas;
• capacidad limitada para planificar o prever las cargas de trabajo;
• falta de un registro centralizado de los ahorros por el uso de la memoria de traducción;
• ineficiencia causada por la comunicación repetida de intercambio de información.

Børge Møller, responsable de la documentación técnica, buscaba un flujo de trabajo más ágil, transparente y escalable.

Nuestra estrategia

Diseñamos una solución basada en SmartDesk, nuestro portal de clientes para gestionar proyectos de traducción.

Preparación del proyecto

Después de conversaciones detalladas con Kosan Crisplant, configuramos una solución de SmartDesk que reflejaba los requisitos específicos de la empresa. El objetivo era cubrir un alto volumen de contenido técnico y, al mismo tiempo, reducir la carga de trabajo administrativo.

La solución incluyó: 

• una memoria de traducción compartida para garantizar la coherencia y reducir costos;
• un flujo de trabajo claro que cubría todas las etapas desde el envío hasta la entrega;
• acceso a todos los proyectos pasados, actuales y pendientes en un solo lugar;
• gestión automatizada de cotizaciones, facturación y entrega de archivos;
• herramientas de informes para que la administración realice un seguimiento de los gastos y ahorros.

Esta centralización eliminó la necesidad gestionar los flujos de trabajo por correo electrónico y permitió al equipo acceder a una visión completa de la actividad de traducción.

Flujo de trabajo de traducción

A través de SmartDesk, Børge y sus colegas ahora:

• cargan los archivos directamente;
• siguen el estado del proyecto en tiempo real;
• acceden a las traducciones completadas de inmediato;
• generan informes de uso y ahorro de costes para la administración;
• mantienen un archivo estructurado de todas las tareas de traducción.

Para AdHoc Translations, SmartDesk también se asegura de que los traductores, revisores y terminólogos idóneos se encarguen de cada trabajo. Esto agiliza la coordinación diaria y hace que la terminología se mantenga consistente en todos los documentos técnicos.

Mejoras en calidad y eficiencia

El flujo de trabajo aportó mejoras claras para Kosan Crisplant:

1. un sistema único para todas las actividades de traducción;
2. menos correos electrónicos y mayor rapidez en la ejecución de proyectos;
3. terminología coherente en todas las áreas de producto y departamentos técnicos;
4. ahorros medibles a través del uso de memoria de traducción;
5. una colaboración más fluida entre los equipos internos y los gerentes de proyectos de AdHoc.

Este sistema respalda el crecimiento continuo de la empresa y reduce el tiempo que Børge dedica a la coordinación y el seguimiento.

Resultado

Børge resumió así la experiencia:

«Cuando envío un texto técnico para traducir, siempre se gestiona de inmediato. El trato con la persona responsable de AdHoc Translations es muy bueno y cercano, y siempre están dispuestos a ayudarme si tengo alguna pregunta o problema. Me da tranquilidad que la colaboración con mi proveedor de traducción sea tan fluida».

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