KMD byggde skalbar extern översättningslösning
Om KMD
KMD är ett av Danmarks största mjukvaruföretag med över 3 200 anställda och verksamhet i Skandinavien och Polen. Varje dag jobbar fler än 1 000 specialister med IT-lösningar för både offentlig och privat sektor. KMD levererar programvara till danska kommuner, regioner och statliga myndigheter samt till fler än 800 företag världen över. Varje år passerar över 400 miljarder DKK genom KMD:s system – vilket motsvarar ungefär 20 procent av Danmarks BNP.
Med internationella team och växande ambitioner i Norden producerar KMD en stor mängd dokument som behöver översättas. En stor del av materialet används för intern kunskapsdelning mellan kollegor i Danmark och Polen samt externa partners i Indien, där engelska är arbetsspråket. När KMD etablerar sig i Sverige, Norge och Finland behöver vissa mjukvarulösningar också lokaliseras för externa användare. Samtidigt innebär upphandlingar ofta tidspress, eftersom dokument ibland måste översättas med mycket kort varsel.
Sammanfattning
KMD ville göra om hela översättningsprocessen. Eftersom översättning inte är en del av företagets kärnverksamhet så hade det varit ineffektivt att hantera allt internt. Därför ville KMD skapa en hybridmodell där de behåller kontrollen över översättningarna medan själva leveransen sköts av utvalda strategiska partners.
Deras behov:
- en skalbar lösning som klarar alla affärsområden
- servicenivåer anpassade för strikta interna tidsfrister
- konkurrenskraftiga priser
- flera kvalitetsnivåer beroende på textens syfte
- en säker portal för offerter, leverans, rapportering och kommunikation
- en kontaktperson som känner KMD:s team och arbetsflöden
Lösningen behövde vara tydlig, spårbar och anpassad till KMD:s interna faktureringsstruktur.
Vår lösning
Under upphandlingsprocessen skulle alla inbjudna byråer lämna detaljerade svar om prissättning, servicenivåer, sekretess, faktureringsstruktur, rapportering och översättningskvalitet.
KMD valde AdHoc Translations eftersom vi ger företaget den balans de söker. Vårt förslag lever upp till deras mätbara önskemål om leveranstider och prissättning, men vi uppfyller även förväntningarna kring kvalitet, flexibilitet och dialog – något som är lika viktigt.
Våra tjänster uppfyller också KMD:s strikta säkerhetskrav. Det var en avgörande detalj i det slutliga beslutet.
Vi hade en öppen, konstruktiv och lösningsfokuserad dialog under hela processen. Det skapade en bra grund för ett långsiktigt samarbete.
Projektstart
Vi skapade en lösning som passar KMD:s interna processer:
- offerter utfärdas snabbt och skickas direkt till relevanta interna kunder för godkännande
- varje översättningsprojekt faktureras individuellt för transparens
- KMD får tydlig information om förväntad leverans innan en deadline accepteras
- när en deadline är satt så håller vi den
- terminologin förbättras hela tiden för att återspegla KMD:s interna språk
Vi hjälpte också med att skapa ett arbetsflöde som är specialanpassat för KMD, med säker projektbehandling och rapportering för full kontroll över översättningsjobben.
Översättningsprocessen
Systemet stöder:
- säkra filöverföringar
- spårning av projektstatus
- tydliga godkännandeprocesser
- konsekvent terminologisk utveckling
- detaljerad rapportering för internt bruk
KMD:s innehåll är omfattande och varierande. Därför tar det tid att samordna terminologin mellan olika team, tjänster och typer av dokumentation. På AdHoc Translations har vi valt att skapa ett dedikerat team för KMD:s översättningar. På så vis kan vi se till att det språkliga resultatet lever upp till förväntningarna och det interna språkbruket.
Kvalitets- och effektivitetsfördelar
Att outsourca översättningarna gör att KMD kan:
- få översättningar snabbare och med större noggrannhet
- hjälpa många olika delar av företaget via ett koordinerat system
- hålla koll på kostnader och arbetsbelastning
- hantera tidsfrister vid upphandlingar med mycket mindre press
- dra nytta av ny utveckling inom översättningsteknik och arbetsflöden
- minska den interna administrativa bördan som tidigare orsakades av flera olika processer
Den nära relationen mellan KMD och projektledaren på AdHoc Translations har varit en viktig del av samarbetet.
Resultatet
Charlotte Pedersen, språkservicechef på KMD, förklarar:
”Vi har jobbat med AdHoc Translations i mer än ett år nu. Det är ett nöje att se hur mycket det hjälper oss inom många områden av vårt dagliga arbete. Det viktigaste för oss är nog att få översättningarna i tid, men det är mycket annat vi behöver ha koll på också. Vi får utmärkta råd om teknik, vi har skapat ett KMD-anpassat projektflöde, vi får detaljerade rapporter och vi uppskattar den öppna och informella tonen. Det gör definitivt de flesta jobb enklare.”