KMD creó una solución externa de traducción escalable
Acerca de KMD
KMD es una de las empresas de software más grandes de Dinamarca, con más de 3200 empleados y operaciones en Escandinavia y Polonia. Cada día, más de 1000 especialistas trabajan en soluciones informáticas esenciales para la administración pública y la empresa privada. KMD ofrece sistemas a municipios, regiones, organismos gubernamentales y más de 800 empresas de todo el mundo. Más de 400°mil millones de coronas danesas se mueven a través de los sistemas de KMD cada año, lo que representa aproximadamente el 20 por ciento del PIB danés.
Como empresa con equipos internacionales y ambiciones nórdicas en expansión, KMD produce un volumen significativo de documentos que necesitan traducción. Gran parte de este material apoya el intercambio interno de conocimientos entre colegas en Dinamarca, Polonia y socios externos en la India, con el inglés como idioma principal de trabajo. A medida que KMD ingresa a nuevos mercados en Suecia, Noruega y Finlandia, algunas soluciones de software también requieren localización para usuarios externos. La participación en la licitación añade otra capa de urgencia, ya que los documentos de contratación a menudo deben traducirse con poca antelación.
El encargo
KMD buscaba reformular todo su sistema de traducción. La traducción no es parte de su negocio principal, y manejarla internamente se había vuelto ineficiente. La empresa quería un modelo híbrido: KMD mantendría la propiedad de la función de traducción, pero la gestión real quedaría en manos de socios estratégicos seleccionados.
Estas eran sus necesidades:
- un sistema escalable capaz de soportar todas las unidades de negocio;
- niveles de servicio que se adaptan a los plazos internos estrictos;
- precios competitivos;
- múltiples niveles de calidad en función del propósito del texto;
- un portal seguro que cubre cotizaciones, entregas, informes y comunicación;
- una persona de contacto designada que conociera los equipos y flujos de trabajo de KMD.
El proceso debía ser claro, fácil de gestionar y adaptado a la estructura de facturación interna de KMD.
Nuestra estrategia
Durante el proceso de licitación, todas las agencias invitadas tenían que ofrecer respuestas detalladas sobre precios, niveles de servicio, confidencialidad, estructura de facturación, informes y calidad de la traducción.
KMD escogió AdHoc Translations porque le ofrecimos el equilibrio que estaba buscando. Nuestra propuesta cumplió con los parámetros medibles, como los tiempos de respuesta y los precios y, a la vez, cumplía con las expectativas menos tangibles pero igualmente importantes en torno a la calidad, la flexibilidad y el diálogo.
También ofrecimos soluciones que cumplían con los estrictos requisitos de seguridad de KMD. Este fue un factor clave en la decisión final.
A lo largo de las licitaciones, nuestra comunicación fue abierta, constructiva y centrada en soluciones, lo que ayudó a establecer las bases para la colaboración a largo plazo.
Preparación del proyecto
Creamos un sistema que admite los procesos internos de KMD:
- Las cotizaciones se emiten con rapidez y se envían directamente a los clientes internos pertinentes para su aprobación.
- Cada proyecto de traducción se factura de forma individual para mayor transparencia.
- KMD recibe estimaciones de entrega claras antes de aceptar un plazo de entrega.
- Una vez que se acuerda un plazo de entrega, se cumple de manera consistente.
- La terminología se ajusta de manera continua para reflejar el lenguaje interno de KMD.
También ayudamos a definir el flujo de trabajo específico de KMD, respaldado por una gestión de proyectos segura y la presentación de informes que facilitan una supervisión completa de la actividad de traducción.
Flujo de trabajo de traducción
El sistema ofrece:
- intercambio seguro de archivos;
- seguimiento del estado de los proyectos;
- flujos de aprobación claros;
- desarrollo de terminología coherente;
- informes detallados para la gestión interna.
Debido a la escala y variedad del contenido de KMD, se necesita tiempo para unificar la terminología entre los equipos, las soluciones y los tipos de documentación. AdHoc Translations asignó un equipo especializado para este trabajo, lo que garantizó que la producción lingüística refleje las expectativas de KMD y el uso interno del lenguaje.
Mejoras en calidad y eficiencia
El sistema de solución externo ha permitido a KMD:
- procesar traducciones con mayor rapidez y fiabilidad;
- ofrecer apoyo a muchas unidades de negocio diferentes a través de un sistema coordinado;
- mantener la transparencia en los costos y la carga de trabajo;
- gestionar los plazos de licitación con mucha menos presión;
- beneficiarse del asesoramiento continuo sobre tecnología de traducción y flujos de trabajo;
- reducir la carga administrativa interna que antes causaban procesos fragmentados.
La relación consolidada entre KMD y el gerente de proyectos de AdHoc Translations ha sido una parte fundamental de la colaboración.
Resultado
Charlotte Pedersen, gerente de Servicios Lingüísticos de KMD, explica lo siguiente:
«Hace más de un año que trabajamos con AdHoc Translations. Es un placer ver que recibimos una gran ayuda en muchas áreas de nuestro trabajo diario. Puede que la entrega de traducciones a tiempo sea nuestra mayor prioridad, pero hay muchas otras tareas involucradas en la gestión de una unidad de traducción. Recibimos un excelente asesoramiento en tecnología, hemos definido un flujo de proyecto específico de KMD, recibimos informes detallados y valoramos el tono abierto e informal. Eso, sin duda, hace que la mayoría de los trabajos sean más fáciles».