Comment préparer un rapport annuel optimal – dans toutes les langues !

Image même de la société, le rapport annuel est un des documents marketing et de communication le plus important d’une entreprise. Cela est dû principalement au public cible du rapport, composé de personnes ayant généralement une grande influence sur l’entreprise et son avenir, notamment des membres du comité de direction, des investisseurs, de grands dirigeants et la presse. Il est donc important que le rapport annuel soit perçu comme un document de plus haut niveau professionnel, bien rédigé et délivrant un message clair, quel que soit le lecteur et quelle que soit la langue.

Étant donné l’importance du document, il est essentiel que toutes les parties concernées par la rédaction ou la traduction du rapport annuel soient attentives aux pièges éventuels. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à prendre en considération et qui permettent d’établir le meilleur rapport annuel possible dans toutes les langues.

ÉLÉMENTS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION LORS DE LA RÉDACTION OU DE LA TRADUCTION DE VOTRE RAPPORT ANNUEL :

1. VEILLEZ À L’EXACTITUDE DE VOTRE TEXTE SOURCE

En plus d’être un outil de communication essentiel, à la fois en interne comme en externe, le rapport annuel est l’une des œuvres et conceptions les plus importantes produites par le service de communication. Recherches, temps et planification sont nécessaires pour réaliser un produit d’exception, clair et puissant.

Si l’élaboration du rapport annuel est précipitée, le résultat final risque d’être de mauvaise qualité. Il est donc recommandé de commencer la préparation du rapport 3 à 4 mois avant sa publication afin de se donner le temps de rédiger un produit qui donne envie de lire et une bonne impression de l’entreprise. Pendant la phase de préparation, il peut s’avérer utile de prévoir du temps pour la révision du document avant qu’il ne soit envoyé pour traduction.

2. FAITES TRADUIRE LE RAPPORT AFIN QU’IL SOIT CONSULTÉ PAR LES PARTIES INTÉRESSÉES LES PLUS IMPORTANTES

L’anglais est généralement accepté comme la langue internationale du secteur financier car la plupart des marchés financiers opèrent en anglais. Pourtant, cela ne signifie pas que l’on communique exclusivement en anglais sur tous les marchés. D’autres langues, notamment l’espagnol, sont de plus en plus utilisées sur certains marchés et dans certains milieux. Traduire votre rapport annuel en anglais n’est donc parfois pas suffisant.

De nombreuses entreprises cotées en bourse souhaitent présenter leur rapport annuel dans les langues parlées sur les marchés où elles opèrent. Entre autres pour tenir compte des propriétaires, des actionnaires et des investisseurs de l’entreprise, mais également pour attirer de nouveaux investisseurs ou tendre la main à d’autres acteurs mondiaux. Par conséquent, vous devez décider dès le début dans quelles langues le rapport annuel sera traduit et prévoir du temps pour cette opération dans le planning.

3. CHOISISSEZ UN TRADUCTEUR QUALIFIÉ SPÉCIALISÉ DANS LA TRADUCTION FINANCIÈRE

Comme mentionné précédemment, le rapport annuel est un des documents le plus important d’une entreprise. Il est donc conseillé de sélectionner des traducteurs qualifiés et expérimentés qui veilleront à vous livrer un travail de qualité dans les langues cibles.

Contacter votre agence de traduction est l’assurance de sélectionner l’équipe idéale pour traduire votre projet. Par cela, nous parlons de traducteurs qui ont une connaissance approfondie du secteur financier, de la terminologie, du jargon et des règles, exigences et normes spécifiques à l’industrie. Chez AdHoc Translations, nous garantissons de plus que tous nos traducteurs ont 5 ans d’expérience minimum dans la traduction de rapports annuels et qu’ils possèdent toute l’expérience requise pour prendre en charge vos projets de manière professionnelle et savoir précisément quels éléments doivent être pris en considération.

4. IDENTIFIEZ LES MARCHÉS OÙ LE RAPPORT ANNUEL SERA UTILISÉ POUR QUE LES CHIFFRES ET LES VALEURS SOIENT INDIQUÉS CORRECTEMENT

Alors que tout le monde s’accorde sur l’importance d’adopter la bonne terminologie pendant la traduction dans une autre langue, les chiffres et les valeurs sont souvent les grands oubliés. Or, cela peut constituer une grande erreur, car ceux-ci peuvent différer fortement d’une langue à l’autre. Une mauvaise transcription dans la langue cible peut avoir de graves conséquences.

La ponctuation des chiffres et des valeurs peut parfois porter à confusion. Par exemple, un chiffre comme « mille » peut s’écrire « 1000 », « 1,000 », « 1 000» ou « 1.000 » selon la langue. Un traducteur professionnel sait qu’il faut tenir compte de ces différences très subtiles.

Contourner le problème en choisissant d’écrire les chiffres en toutes lettres n’est pas toujours la bonne solution, car les chiffres ne sont pas tous les mêmes selon les langues. Par exemple, le chiffre 1 000 000 000 000 » est « un trillion » aux États-Unis, « un milliard » en Grande-Bretagne, « mille milliards » en français et « un million de millions » en espagnol.

C’est pour cette raison qu’il n’est pas suffisant d’indiquer la langue de traduction du rapport annuel. Vous ne devez pas oublier de préciser sur quels marchés les comptes annuels seront utilisés. Il est possible que vous souhaitiez établir vos comptes annuels dans une version anglaise destinée au marché britannique, et dans une autre version anglaise destinée au marché américain, et ainsi de suite.

5. FOURNISSEZ LES ABRÉVIATIONS ET LES DÉNOMINATIONS EMPLOYÉES PAR L’ENTREPRISE

Même si le traducteur est habitué à traduire des textes financiers et des comptes annuels, chaque entreprise a sa propre terminologie. Nous vous recommandons donc de fournir des listes terminologiques ou des glossaires lorsque vous nous transmettez votre texte à traduire. Vous vous assurerez ainsi que la terminologie et les abréviations spécifiques à votre entreprise sont appliquées et traduites correctement.

Employer le même traducteur chaque fois représente un réel avantage car il peut ainsi approfondir ses connaissances sur votre entreprise, son style et son ton. De plus, vos traductions sont stockées dans la mémoire de traduction réservée à votre entreprise sur notre système de traduction. Vos précédentes traductions peuvent ainsi être réutilisées et les traducteurs peuvent accéder à la fois aux mémoires de traduction et aux bases terminologiques correspondantes pour vous offrir des traductions de la plus haute qualité.

6. PRÉVENIR L’AGENCE EN TEMPS ET EN HEURE

La vitesse et la capacité à livrer rapidement sont des paramètres cruciaux lorsqu’une entreprise souhaite faire traduire son rapport annuel. Pour ce faire, un partenaire prêt à donner priorité et qui veille à la continuité du projet est indispensable. Pour faciliter le processus, nous vous recommandons de prévenir l’agence en temps et en heure afin que la date de réception du projet soit connue de tous et qu’une équipe soit en place pour prendre en charge le projet immédiatement, et ce, sans faire aucun compromis sur la qualité.

Depuis 30 ans, AdHoc Translations aide de nombreux clients à traduire leurs textes financiers et économiques, du rapport annuel (y compris comptes annuels, comptes de résultat, bilans, rapports de gestion) aux rapports d’audit, rapports financiers, publications en bourse en passant par les rapports financiers et analyses de marché. Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus, ou si vous souhaitez faire établir un devis sans engagement pour votre projet.