KMD fik et skalerbart eksternt setup for oversættelse
Om KMD
KMD er en af Danmarks største softwarevirksomheder med mere end 3.200 ansatte og aktiviteter i både Skandinavien og Polen. Mere en 1.000 specialister arbejder dagligt med at udvikle vigtige it-løsninger til offentlige myndigheder og private virksomheder. KMD leverer systemer til danske kommuner, regioner og staten samt mere end 800 virksomheder på verdensplan. KMD’s systemer anvendes til transaktioner i størrelsesordenen 400 milliarder kroner hvert år, hvilket svarer til omkring 20 % af Danmarks BNP.
Som en virksomhed med internationale teams og voksende ambitioner for Norden, udarbejder KMD en betydelig mængde dokumentation, der skal oversættes. Meget af dette materiale understøtter intern vidensdeling mellem kollegaer i Danmark, Polen og eksterne samarbejdspartnere i Indien, hvor engelsk er det primære arbejdssprog. I takt med at KMD går ind på nye markeder i Sverige, Norge og Finland, vil nogle softwareløsninger også skulle lokaliseres. Deltagelse i udbud kræver hurtig handling, da udbudsdokumenter ofte skal oversættes med kort varsel.
Opgaven
KMD ønskede at gentænke hele sit setup for oversættelse. Oversættelse er ikke en del af kerneforretningen, og det var ikke længere rentabelt at håndtere det internt. Virksomheden ønskede en flerspektret model: KMD skulle opretholde ejerskabet over oversættelsesfunktionen, men selve leverancen skulle håndteres af udvalgte strategiske partnere.
KMD ønskede:
- et skalerbart setup, der kunne understøtte alle forretningsenheder
- et serviceniveau, der kunne opfylde de strenge interne deadlines
- konkurrencedygtige priser
- forskellige kvalitetsløsninger afhængigt af tekstens formål
- en sikker portal til tilbud, leverance, rapportering og kommunikation
- en fast kontakt med kendskab til KMD’s teams og workflows
Processen skulle være tydelig, sporbar og passe med KMD’s interne struktur for fakturering.
Løsningen
I løbet af udbudsprocessen skulle alle inviterede bureauer give detaljerede svar om prissætning, serviceniveau, fortrolighed, fakturering, rapportering og oversættelseskvalitet.
KMD valgte AdHoc Translations, fordi vi kunne tilbyde det, de efterspurgte. Vores tilbud opfyldte alle målbare parametre som ekspeditionstid og prissætning, samtidig med at det også opfyldte de mere vanskeligt målbare men lige så vigtige forventninger til kvalitet, fleksibilitet og dialog.
Vi var desuden i stand til at levere løsninger, der opfyldte KMD’s strenge sikkerhedskrav, hvilket var en væsentlig faktor for deres endelige afgørelse.
I forbindelse med udbudsforhandlingerne var vores kommunikation åben, konstruktiv og løsningsorienteret, hvilket var med til at sikre et fundament for et langsigtet samarbejde.
Projekt-setup
Vi skabte et setup, der understøtter KMD’s interne processer:
- tilbud sendes hurtigt og direkte til de relevante interne kunder til godkendelse
- oversættelsesprojekter faktureres hver for sig for at sikre gennemsigtighed
- KMD får klare estimerede leveringstidspunkter, før de accepterer en deadline
- aftalte deadlines overholdes altid
- terminologi opdateres løbende, så den afspejler KMD’s interne sprogbrug
Vi hjalp desuden med at definere en specifik proces for KMD, som understøttes af sikker projekthåndtering og rapportering, der giver fuldt overblik over oversættelsesforløbet.
Oversættelsesprocessen
Systemet understøtter:
- sikker filudveksling
- projektstatus, der kan følges
- tydelige processer for godkendelse
- ensartet udvikling af terminologi
- detaljeret rapportering til ledelsen internt
På grund af omfanget og variationen i KMD’s indhold tager det tid at tilpasse terminologien på tværs af teams, løsninger og dokumentationstyper. AdHoc Translations brugte et fast team i dette arbejde for at sikre, at det sproglige output afspejlede KMD’s forventninger og interne sprogbrug.
Kvalitet og effektivitet
Det eksterne setup betyder, at KMD kan:
- behandle oversættelser hurtigere og med højere grad af pålidelighed
- understøtte flere forskellige forretningsenheder med ét koordineret system
- sikre gennemsigtighed i forhold til omkostninger og arbejdsmængde
- håndtere deadlines for udbud med mindre pres
- få gavn af løbende rådgivning om oversættelsesteknologier og arbejdsgange
- reducere den administrative byrde internt, som tidligere blev skabt af fragmenterede processer
Det tætte samarbejde mellem KMD og projektlederen hos AdHoc Translations har været afgørende for samarbejdet.
Resultatet
Charlotte Pedersen, Language Service Manager hos KMD, fortæller:
“Vi har nu samarbejdet med AdHoc Translations i mere end et år. Det er en fornøjelse at se, at vi får stor hjælp inden for mange områder af vores daglige arbejde. Oversættelser til tiden er nok det vigtigste for os, men der indgår mange andre opgaver i at køre en oversættelsesenhed. Vi får god rådgivning om teknologier, vi har skabt et specifikt projektflow for KMD, vi modtager detaljerede rapporter, og vi sætter samtidig pris på den åbne og uformelle tone. Det gør virkeligt meget af arbejdet betydeligt lettere.”