KMD – neues, skalierbares Setup für externe Übersetzungen
Über KMD
Mit mehr als 3.200 Beschäftigten und Niederlassungen in ganz Skandinavien und Polen ist KMD eines der größten Softwareunternehmen in Dänemark. Täglich arbeiten über 1.000 IT-Fachkräfte an Lösungen für die öffentliche Verwaltung und die Privatwirtschaft. Nicht nur dänische Kommunen, Regionen und Regierungsbehörden, sondern auch 800 Unternehmen weltweit vertrauen auf Systeme von KMD. Mehr als 50 Milliarden EUR werden jedes Jahr über die Systeme von KMD verwaltet, also etwa 20 Prozent des dänischen Bruttoinlandprodukts (BIP).
Als internationales Unternehmen mit Expansionsplänen produziert KMD eine beträchtliche Menge an Dokumenten, die übersetzt werden müssen. Viele davon sind interne Dokumente für den Wissensaustausch („Knowledge Sharing“) zwischen Teams in Dänemark und Polen sowie externen Partnern in Indien. Hier ist Englisch die Hauptarbeitssprache. Da KMD seine Geschäftstätigkeit auf Schweden, Norwegen und Finnland ausdehnt, müssen einige Softwarelösungen in die Landessprachen lokalisiert werden. Darüber hinaus müssen Dokumente, die für die Teilnahme an Ausschreibungen erforderlich sind, häufig sehr schnell übersetzt werden, da feste Abgabetermine einzuhalten sind.
Der Auftrag
KMD wollte den gesamten Übersetzungsprozess neu gestalten und wünschte sich ein Hybridmodell. Hintergrund dieser Entscheidung: Übersetzung ist kein Teil des Kerngeschäfts und der interne Prozess war ineffizient geworden. In diesem Modell zeichnet sich die Übersetzungsabteilung von KMD verantwortlich für Übersetzungen und die strategischen Übersetzungspartner kümmern sich um die ihnen zugewiesenen Aufträge.
KMD formulierte folgende Anforderungen:
- skalierbares System für alle Geschäftseinheiten bzw. Niederlassungen
- Servicelevels angepasst an vorgegebene interne Liefertermine
- wettbewerbsfähige Preisgestaltung
- mehrere Qualitätsstufen je nach Verwendungszweck
- sicheres Portal für Angebote, Lieferungen, Reporting und Kommunikation
- dedizierte Kontaktperson, vertraut mit den Teams und Workflows für KMD
Am Ende dieses strukturierten und nachvollziehbaren Prozesses mussten auch die Rechnungen die internen Vorgaben von KMD erfüllen.
Unsere Strategie
In der Ausschreibung mussten alle eingeladenen Dienstleister detaillierte Angaben zu Preisen, Servicelevel, Vertraulichkeit, Rechnungsstellung, Reporting und Übersetzungsqualität machen.
KMD hat sich für AdHoc Translations entschieden, da unser Angebot die richtige Mischung aus messbaren Parametern, wie Lieferzeiten und Preise, sowie weiteren wichtigen Faktoren, wie Erwartungen an Qualität, Flexibilität und Kommunikation, enthielt.
Darüber hinaus entsprechen unsere Lösungen auch den strengen Sicherheitsanforderungen von KMD – ein wichtiger Faktor für die endgültige Entscheidung.
In allen Gesprächen während der Ausschreibung war unsere Kommunikation offen, konstruktiv und lösungsorientiert, wodurch die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit geschaffen wurde.
Das Setup
Unser Setup unterstützt die internen Prozesse von KMD:
- Angebote werden schnell erstellt und zur Freigabe direkt an die entsprechenden internen Kunden gesendet.
- Für volle Transparenz wird jedes Projekt separat in Rechnung gestellt.
- Jede Auftragsbestätigung enthält einen Liefertermin, den KMD nur noch bestätigen muss.
- Bestätigte Liefertermine werden zu 100% eingehalten.
- Die Terminologie wird kontinuierlich präzisiert und an die Unternehmenssprache von KMD angepasst.
Unser KMD-spezifischer Workflow entspricht nicht nur allen Sicherheitsanforderungen, sondern bietet auch zahlreiche Reporting-Funktionen.
Der Workflow
Das System unterstützt Folgendes:
- sicherer Dateiaustausch
- Übersicht über Projektstatus
- Optionen für einfache Projektfreigabe
- konsistente Terminologie
- detailliertes Reporting
Aufgrund von Art, Umfang und Vielfalt der zu übersetzenden Inhalte von KMD ist die Anpassung und Umsetzung der Terminologie in Teams, Lösungen und Dokumenten ein langfristiges Projekt. AdHoc Translations hat hierfür ein eigenes Team aufgestellt, das dafür sorgt, dass Tonalität und Corporate Wording in allen Übersetzungen den Erwartungen von KMD entsprechen.
Steigerung von Effizienz und Qualität
Die externe Lösung bietet KMD folgende Vorteile:
- schnellere und zuverlässigere Lieferung von Übersetzungen
- zentrales System für mehrere Geschäftseinheiten
- volle Kostenkontrolle und transparente Auslastung
- stressfreie Einhaltung von Abgabeterminen bei Ausschreibungen
- kontinuierlicher Support in allen Fragen rund um Technologie und Workflows
- reduzierter interner Verwaltungsaufwand, der zuvor durch fragmentierte Prozesse verursacht wurde
Auch die enge Zusammenarbeit zwischen KMD und dem PM-Team bei AdHoc Translations ist ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Partnerschaft.
Das Ergebnis
Charlotte Pedersen, Language Service Manager at KMD, erläutert:
„Wir arbeiten nun schon seit über einem Jahr mit AdHoc Translations zusammen und sind sehr glücklich, dass wir in vielen Bereichen unserer täglichen Arbeit auf ihre großartige Unterstützung zählen können. Pünktliche Lieferungen stehen auf unserer Prioritätenliste sicher an erster Stelle, aber in einer Übersetzungsabteilung fallen viele weitere Aufgaben an. Wir bekommen ausgezeichnete Empfehlungen und Infos zu Technologie, haben einen KMD-spezifischen Workflow definiert und erhalten detaillierte Berichte. Und wir schätzen den offenen und informellen Umgangston. All das macht die Koordination von Übersetzungsaufträgen erheblich einfacher.“